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Reuniones a plazos

Uno de mis mejores amigos llegaba de nuevo tarde a uno de nuestros escasos momentos cerveciles, y lo hacía echando pestes de su empresa y en concreto de haber tenido que salir tarde de una reunión mal planificada y sin conclusiones aparentes (imagino que su malestar también provenía del hecho de haber tenido que retrasar el disfrute de mi compañía, pero de eso no dijo nada),

Creo que salir de una reunión sin poder responder de forma clara y unánime a la pregunta "¿Cuál es el siguiente paso a dar y quién debe darlo?" es un pasaje seguro a la frustración y la ineficiencia

Como en la red y en el mundo de la formación ya abundan listas de consejos y trucos para hacer las reuniones, os recomiendo Googlear sobre el tema ya que seguro que hallaréis mucho mejor material del que yo pueda escribir aquí.


De lo que sí quiero hablar es de las creencias que muchas personas tienen sobre su capacidad de influir en los resultados de las reuniones, en especial "Si pregunto un plazo, estoy presionando / no me querrán / generaré mal rollo".

Vale, es cierto. No estamos acostumbrados. Cuándo alguien dice "¿Y esto para cuando estará?" (Y no es un jefazo o tiene autoridad jerárquica de algún tipo) el resto de personas...

1. Actúan de forma pasiva: Guardan un respetuoso silencio y evitan cruzar las miradas. 

2. Actúan de forma agresiva: "¡Pues para cuándo tú tengas lo tuyo!"

3. Actúan de forma pasivo agresivo: "Creo que para dentro de quince días siempre que (inserte aquí un evento de tipo genérico que pueda salvar tu autoestima en caso que se acerque el plazo y no puedas cumplirlo)"

Me considero un tío empático, por lo que tengo que luchar contra la tendencia a retirar mi pregunta o suavizar mi propuesta cuando alguien muestra (o yo percibo que muestra, que es peor) el más mínimo efecto de ofensa o malestar ante mi conducta. Creo que es una reacción que le pasa a la mayor parte de las personas y os puedo decir que aún siendo consciente, a mí me sigue pasando algunas veces. 

Lo que sucede es que si no fuerzas una respuesta a tus dudas, si realmente te importa el tema tú vas a sentirte finalmente mal. Evalúa que pasará cuando salgas de la reunión y, por haber dado marcha atrás, no se hayan concretado plazos ni responsabilidades (¿Os ha pasado alguna vez?). Es entonces cuando salvamos nuestra autoimagen echando la culpa a otros, al convocante o al clima. Cuándo suceden estas cosas(será raro, pero no pasará nada de eso)

En resumen, tengas el peso que tengas en una determinada reunión, si realmente te interesa que el proyecto salga adelante siempre tienes en tu mano al menos dos herramientas para ello: 

1. Encárgate de hacer el acta o colabora con quien la está haciendo resaltando lo que podría ir en ella. El acta puede hacerse prácticamente de forma simultanea a la reunión (al acabar cada tema, se pueden resumir las conclusiones antes de avanzar).

La persona que escribe el acta es una de las que más influencia tiene en una reunión. Te permite adjudicar o clarificar plazos y responsabilidades (dentro de un orden), y limitar al mínimo la narrativa.

2. Haz preguntas concretas:  Pregunta activamente qué es lo siguiente a realizar y hazlo directamente a la persona que crees que debe realizarlo (aunque intente zafarse con llaves de judo verbal, le será difícil delegar la responsabilidad delante de más gente).

3. Toma la iniciativa de proponer plazos: Olvida esa creencia de que marcar un plazo es forzar al otro y juega la baza de proponer un plazo que a tí te interese. Psicológicamente, la primera propuesta sobre la mesa marca el punto de comparación para el resto de propuestas que se hagan, así que es muy probable que no se vaya mucho de la misma.

Lamentablemente, también sucede lo contrario: Si no estás especialmente interesado en lo que se cuece en la reunión, tienes mil formas de evadir tu parte de responsabilidad (la más sencilla, echándosela encima a otros).